- Automatyzacja w tle oparta na wyzwalaczach: Agent AI monitoruje przychodzące wiadomości e-mail w czasie rzeczywistym. Jeśli wiadomość w skrzynce odbiorczej zostanie oznaczona etykietą “Faktura”, agent automatycznie pobiera załącznik, odczytuje z niego dane (numer faktury, kwotę, termin płatności) i wprowadza je do systemu księgowego, minimalizując potrzebę interakcji z użytkownikiem.
- Inteligentne sortowanie i priorytetyzacja zadań: Agent analizuje wszystkie nowe zadania w systemie do zarządzania projektami. Na podstawie treści, terminów i przypisanych osób, automatycznie ustala priorytety, dodaje odpowiednie etykiety (np. “Pilne”, “Do weryfikacji”) i przypisuje zadania do odpowiednich członków zespołu, którzy posiadają wymaganą wiedzę.
- Agent jako wyspecjalizowane narzędzie (Agentic RAG): W firmowej bazie wiedzy (np. Confluence, SharePoint), agent AI działa jako zaawansowana wyszukiwarka. Gdy pracownik zadaje pytanie w języku naturalnym, agent nie tylko przeszukuje dokumenty, ale także analizuje ich treść, wyciąga najbardziej relewantne fragmenty i generuje z nich spójną, zwięzłą odpowiedź, zamiast zwracać jedynie listę linków do dokumentów.
Automatyzacji AI w Back-Office
Poniższe przykłady ilustrują, jak koncepcje z tekstu mogą być zastosowane w typowych działach back-office, takich jak finanse, HR czy administracja.
Dział Finansów i Księgowości:
- Automatyczne przetwarzanie faktur: Agent AI skanuje przychodzące faktury (w formatach PDF, JPG), wyodrębnia kluczowe dane (dane dostawcy, numer NIP, kwoty netto/brutto, pozycje na fakturze) i porównuje je z zamówieniami w systemie ERP. Jeśli dane są zgodne, faktura jest automatycznie kierowana do płatności. W przypadku rozbieżności, agent tworzy zadanie dla pracownika działu księgowości z prośbą o weryfikację.
- Monitoring płatności i windykacja: Agent regularnie sprawdza status płatności od klientów. Po przekroczeniu terminu płatności, automatycznie wysyła spersonalizowane przypomnienia e-mailowe. System może być skonfigurowany tak, aby wysyłać kolejne, bardziej stanowcze przypomnienia w określonych odstępach czasu, a w ostateczności oznaczać sprawę do przekazania do działu prawnego.
Dział Kadr (HR):
- Onboarding nowych pracowników: Po dodaniu nowego pracownika do systemu HR, agent AI automatycznie uruchamia serię działań: wysyła e-mail powitalny z planem na pierwsze dni, zakłada konta w niezbędnych systemach (e-mail, Slack, system do zarządzania projektami), przypisuje obowiązkowe szkolenia online i wysyła powiadomienia do menedżera oraz działu IT w celu przygotowania sprzętu.
- Wstępna selekcja kandydatów: Agent AI analizuje CV nadsyłane w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę. Na podstawie predefiniowanych kryteriów (np. doświadczenie, umiejętności, lokalizacja) dokonuje wstępnej selekcji kandydatów, odrzucając tych, którzy nie spełniają podstawowych wymagań i przekazując listę najlepiej dopasowanych profili do rekrutera.
Dział Obsługi Klienta i Administracji:
- Kategoryzacja i przydzielanie zgłoszeń: Agent AI analizuje treść zapytań przychodzących na ogólną skrzynkę mailową (np. kontakt@firma.com). Na podstawie analizy semantycznej rozpoznaje temat zapytania (np. “problem techniczny”, “pytanie o fakturę”, “propozycja współpracy”) i automatycznie przydziela zgłoszenie do odpowiedniego działu lub osoby, jednocześnie tworząc ticket w systemie obsługi klienta.
- Budowanie wewnętrznej bazy wiedzy: Agent monitoruje kanały komunikacji wewnętrznej oraz rozwiązane zgłoszenia w systemie ticketowym. Gdy zidentyfikuje często powtarzające się pytania i odpowiedzi, samodzielnie tworzy lub aktualizuje artykuły w wewnętrznej bazie wiedzy. Dzięki temu pracownicy mogą szybciej znaleźć potrzebne informacje, a agent może w przyszłości sam odpowiadać na podobne pytania, odciążając zespół.